Tugas Manajemen Proyek & Resiko Bab ke 3 dan 4

Group Process Manajemen Proyek

•         Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan

•         Tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu group proses

•          Dalam manajemen proyek terdapat 5 group proses yaitu :

 - Inisiasi Proyek          - Perencanaan Proyek 

 - Kontrol Proyek        - Eksekusi Proyek                 

 -  Penutupan/akhir proyek

                     

•         Dalam inisiasi proyek dilakukan sebuah pendefinisian proyek

•         Perencanaan. Mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, sesuai dengan batasan yang telah disepakati di dalam inisiasi proyek.

•         Eksekusi. Mengintregasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang telah direncanakan.

•         Kontrol. Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.

•         Akhir. Melakukan formalisasi hasil proyek, berupa produk, servis, ataupun hasil khusus dari proyek

 

Group Proses dalam Kasus JWD Consulting

  Dalam kasus JWD Consulting tersebut menerapkan semua group proses.

•         Inisiasi Proses :

input:

1.  estimasi biaya

2.  requirement project

3.  potential risk

4.  schedule estimate

output:

1.  project charter

2.  Assignment if the project mNger

3.  Clarification of constraint

4.  A list of assumptions

•         Kontrol Proyek :

Input:

1.Data/laporan dari setiap bagian proyek

2.Masukan/pendapat dari senior consultant

3.Laporan dari pengawas proyek

Output:

1.Status report

•         Perencanaan Proyek/Planing :

Input:

1.  Menyiapkan kontrak tim

2.  Menyiapkan scope

3.  Menyiapkan WBS

4.  Menyiapkan cost dan schedule 

Output:

1.  Terbentuk kontrak

2.  terdefinisinya rencana kerja, ruang lingkup, dan rencana biaya (anggaran proyek)

•         Eksekusi Proyek :

input:

1.Survey

2.User input

3.Data

4.Source code program

output:

1.Intranet site design

2.Intranet site content

3.Intranet site testing

4.Intranet site promotion

•         Akhir Proyek / Penutupan :

input :

1.Menyiapkan final project report

2.Menyiapkan final project presentation

3.Lesson learned

4.Group proses yang sebelumnya telah tuntas

output :

1.intranet site 

2.final persentation

3.final documentation

Grup                                                                                                                            

1.Integrasi Manajemen Proyek

- Memulai                                                                                                                                

– Mengembangkan piagam proyek

- Perencanaan                                                                                                                       

 – Mengembangkan rencana manajemen proyek

2. Pelaksana                                                                                                                             

– Langsung (Direct) dan mengelola pelaksanaan proyek

- Pemantauan dan pengendalian                                                                                  

– Pemantauan dan pengendalian proyek kerja

- Penutupan integrasi perubahan kontrol                                                                

– Penutupan fase

Proses                                                                                                                                        

3.Kunci output

- Pengembangan piagam proyek                                                                      

– Piagam proyek

- Rencana pengembangan manajemenproyek                                          

 – Rencana manajemen proyek

- Langsung (direct) dan mengelola pelaksanaan proyek                        

– Penyampaian informasi

                                                                                                                                            
 4.performa kerja

- Monitor dan kontrol proyek kerja                                                                 

– Permintaan perubahan

- Penutupan p royek atau fase                                                                            

 – Produk akhir, pelayanan atau

                                                                                                                                            transisi hasil

Pengembangan Piagam Proyek

Proyek Piagam digunakan untuk mengotorisasi sebuah proyek untuk memulai dan untuk menyediakan manajer proyek dengan otoritas yang diperlukan untuk melaksanakan proyek tersebut. Manajer Proyek harus diidentifikasi dan ditugaskan sebagai awal dalam proyek sebagai layak, tetapi selalu sebelum perencanaan proyek dan disukai selama pengembangan project charter. Piagam proyek harus dikeluarkan oleh sponsor proyek atau orang lain pada tingkat yang cukup dalam organisasi untuk melakukan pendanaan.Input:

• Proyek Pernyataan Kerja (deskripsi tertulis dari produk proyek, layanan, atau hasil)
• Kasus bisnis
• kontrak
• Faktor Lingkungan perusahaan
• Organisasi Proses Aset

Garis Proyek Piagam: bisnis perlu, deskripsi produk, kendala, asumsi, pernyataan otoritas dan akuntabilitas, tanggung jawab otoritas manajer proyek proyek, manajer.

PENGEMBANGAN RENCANA MANAJEMEN PROYEKRencana proyek digunakan untuk:

• Panduan pelaksanaan proyek
• Dokumen perencanaan proyek asumsi
• Dokumen perencanaan proyek keputusan berdasarkan alternatif yang dipilih
• Memfasilitasi komunikasi antar stakeholder
• Tentukan tinjauan manajemen kunci
• Memberikan dasar untuk pengukuran kemajuan dan pengendalian proyek

Masukan untuk proses manajemen proyek rencana mengembangkan:

• Pernyataan ruang lingkup awal proyek
• Manajemen proyek proses
• Faktor lingkungan perusahaan
• Organisasi proses aset

Alat dan teknik digunakan untuk mengembangkan rencana manajemen proyek:

• Metodologi manajemen proyek
• Manajemen proyek sistem informasi
• Ahli Penghakiman

LANGSUNG DAN PELAKSANAAN PROYEK KELOLATujuan dari pelaksanaan proyek langsung dan mengelola adalah untuk menjalankan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek dalam rangka untuk mencapai persyaratan proyek rinci dalam pernyataan ruang lingkup proyek. Dalam fase ini, sebagian besar anggaran proyek dihabiskan.

Alat dan teknik untuk proses proyek langsung dan mengelola eksekusi

• Metodologi manajemen proyek
• Manajemen proyek sistem informasi

Keluaran dari proses proyek langsung dan mengelola eksekusi

• deliverables
• diminta perubahan
• Diimplementasikan permintaan perubahan
• Diimplementasikan tindakan korektif
• Diimplementasikan tindakan pencegahan
• Diimplementasikan perbaikan cacat
• Pekerjaan informasi kinerja

MONITOR DAN PEKERJAAN PENGENDALIAN PROYEK
Proses pelacakan, meninjau, dan mengatur kemajuan untuk memenuhi tujuan kinerja yang ditetapkan dalam Rencana Manajemen Proyekmasukan

• Rencana Manajemen Proyek
• Laporan kinerja
• Faktor Lingkungan perusahaan
• Organisasi Proses Aset

Tools & Teknik

• ahli Penghakiman

keluaran

• perubahan Permintaan
• Rencana Pengelolaan Proyek Pembaruan
• Dokumen Proyek Pembaruan

LAKUKAN PERUBAHAN PENGENDALIAN TERPADU

berarti mengkoordinasikan perubahan di seluruh proyek. Proses ini meliputi permintaan meninjau, menyetujui perubahan dan mengendalikan perubahan (hasil apapun produk yang unik dan dapat diverifikasi, atau kemampuan untuk melakukan layanan yang diidentifikasi dalam dokumentasi manajemen proyek perencanaan dan harus diproduksi dan disediakan untuk menyelesaikan proyek) deliverable.
keluaran

• Ubah Perbarui Status Permintaan

Tools & Teknik

• ahli Penghakiman

Berkaitan dengan:

•  Mempengaruhi faktor yang menciptakan perubahan untuk memastikan bahwa perubahan yang disepakati
• Menentukan perubahan yang telah terjadi
• Mengelola perubahan yang sebenarnya ketika mereka terjadi

TUTUP ATAU PROYEK FASE
Proses menyelesaikan semua kegiatan di seluruh Grup Proses Manajemen Proyek untuk secara resmi menyelesaikan proyek atau fase.
Proyek dekat atau Fase adalah semua tentang menutup proyek dengan benar. Ini termasuk membuat dokumentasi yang diperlukan dan arsip, menangkap pelajaran yang dipelajari, memastikan kontrak yang benar ditutup, dan memperbarui semua aset proses organisasional.keluaran

• Akhir produk, layanan, hasil transisi

Tools & Teknik

•  ahli Penghakiman

sumber :

• http://mcfans-mpti.blogspot.com/
• http://als-journal.blogspot.com/2011/09/project-integration-management.html

»»  READMORE>>>

Pengenalan Manajemen Proyek

     Manajemen proyek itu suatu disiplin ilmu pada tahun 1950-an,

Amerika merupakan bangsa yang pertama kali menggunakan ilmu manajemen proyek. Henry Gantt, dapat dikatakan bapak dari ilmu manajemen proyek, dan namanya pun menjadi metode yang digunakan, bernama “Gantt Chart”.

Manajemen proyek mempunyai keuntungan antara lain:

• Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab

• Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin

• Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan

• Mengidentifikasi metode analisa peramalan

• Mengukur prestasi terhadap rencana

• Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan

• Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana yad

• Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui

     perbedaan antara proyek dan manajemen proyek.

Proyek adalah usaha yang harus dilakukan dari awal hingga akhir pada suatu kejadian, yang mempunyai batasan waktu – anggaran – sumber daya yang dibutuhi oleh pelanggan. Meski pada akhir tujuan dari adanya proyek adalah untuk memuaskan pelanggan.

Proyek juga bertujuan menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu.

Dalam proses mewujudkan produk tsb di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu.

Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan titik akhir ditentukan dengan jelas.

Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya proyek.

   manajemen proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan.

   Pengelola dalam sebuah proyek disebut sebagai Proyek Manager (PM), Proyek Manager bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi semua kegiatan pelaksanaan proyek, agar sesuai dengan standart kualitas, biaya dan waktu. Dan tentunya selalu bertanggung jawab untuk selalu berkomunikasi dengan tim, atasan (owner), dan pelanggan (user). Maksudnya manajer harus mampu memberikan contoh tehnik, mampu mengambil keputusan yang tepat, dan pemimpin yang dapat memberikan informasi berupa laporan kepada atasan.

Kendala dalam manajemen Proyek

• Besarnya Biaya (Anggaran) yang dialokasikan sangat minim.
• Jadwal yang harus dipenuhi tanpa kelonggaran.
• Mutu yang harus dipenuhi tidak sinkrn dengan anggaran.

     Kerangka kerja manajemen proyek antara lain:

Siklus Penentuan, tentukan permasalahan secara detil, teliti dengan tujuan adanya proyek, buat tim yang solid mengerti dan dapat bertanggung jawab atas proyek.

siklus perencanaan, periksa kembali apakah proyek pernah dijalankan, buat jadwal pelaksanaan proyek, rinci manfaat dari proyek, kualitas dari proyek, dan budget/anggaran yang diperlukan.

     Siklus Eksekusi, tahapan implementasi dari proyek, dan hasil fisik/ produk yang dihasilkan harus berwujud. Waktu dan biaya pun telah digunakan, sudah dapat diukur sejauh mana proyek yang selama ini dilakukan.

     Siklus Training dan Penutupan, proyek harus diperkenalkan kepada pelanggan dan harus diperkenalkan oleh user (dengan cara diberi pelatihan), identifikasi proyek dan buat laporan proyek berupa template proyek.

     teknik manajemen proyek dan alat-alat perencanaan proyek yang berguna untuk setiap tugas di mana hasil yang berbeda dan mungkin terdapat risiko masalah dan kegagalan yang ada – Akan sangat membutuhkan perencanaan dan menilai pilihan yang tepat, dan mengatur kegiatan dan sumber daya untuk memberikan hasil yang sukses.

     Proyek bisa berbagai bentuk dan ukuran, dari yang kecil dan sederhana sampai yang besar dan sangat kompleks.

     Dalam organisasi dan bisnis, manajemen proyek dapat peduli dengan apa pun, terutama memperkenalkan atau mengubah hal-hal, dalam setiap area atau fungsi, misalnya:

* Manusia, staf dan manajemen
* Produk dan jasa
* Material, manufaktur dan produksi
* TI dan komunikasi
* Tanaman, kendaraan, peralatan
* Penyimpanan, distribusi, logistik
* Bangunan dan tempat
* Keuangan, administrasi, akuisisi dan divestasi
* Pembelian, penjualan dan pemasaran
* Pengembangan sumber daya manusia dan pelatihan
* Layanan pelanggan dan hubungan
* Kualitas, kesehatan dan keselamatan,
* Hukum dan profesional
* Teknis, ilmiah, penelitian dan pengembangan
* Pengembangan bisnis baru
* Dan hal lain yang membutuhkan perencanaan dan pengelolaan dalam organisasi.

manajemen proyek yang berhasil, untuk proyek-proyek besar atau kecil, cenderung mengikuti proses diuraikan di bawah ini.

Prinsip yang sama, digunakan secara selektif dan tepat, juga berlaku untuk tugas yang lebih kecil.

Refrensi :

1. http://www.btw.web.id/manajemen-proyek-dan-resiko.htm
2. http://ci-muetz.blogspot.com/2010/01/manajemen-resiko.htmll

»»  READMORE>>>